無紙化會(huì)議系統(tǒng)的概念和傳統(tǒng)會(huì)議模式面臨問題:

  會(huì)議效率低下:為了召開會(huì)議，會(huì)議人員必須進(jìn)行大量的前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)。例如，協(xié)調(diào)會(huì)議室的使用，制作參加者的桌子，收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料，印刷會(huì)議資料，制作選票，統(tǒng)計(jì)選票，統(tǒng)計(jì)會(huì)議狀況，收集過程文件，防止敏感會(huì)議資料丟失等。上述工作一個(gè)人很難完成，需要很多人投入很多精力，但由于疏忽，會(huì)議組織可能會(huì)變得不順利。

  與會(huì)者疲勞:由于使用紙質(zhì)會(huì)議數(shù)據(jù)，與會(huì)者需要大量的精力來定位他們關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時(shí)可能會(huì)遺漏。由于缺乏豐富的多媒體和圖形表達(dá)，會(huì)議過程無聊，特別是對(duì)于復(fù)雜的話題，與會(huì)者很難快速理解和把握其思想。當(dāng)許多人報(bào)告時(shí)，為了使用投影儀，他們經(jīng)常更換座位，導(dǎo)致場(chǎng)景混亂。
  應(yīng)變能力差:會(huì)議期間與會(huì)者發(fā)生變化時(shí)，不能提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會(huì)議數(shù)據(jù)在會(huì)議前幾分鐘或會(huì)議期間收集并準(zhǔn)備好，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會(huì)議質(zhì)量。

  表現(xiàn)形式單一:會(huì)議內(nèi)容以紙質(zhì)數(shù)據(jù)為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使會(huì)議過程枯燥，影響會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)會(huì)議如果能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動(dòng)畫，會(huì)事半功倍。

  設(shè)備操作復(fù)雜:一些會(huì)議室引進(jìn)了一些硬件設(shè)備，以提高會(huì)議質(zhì)量，如投影儀、音響系統(tǒng)和視頻光盤。然而，由于各種設(shè)備的接口和連接復(fù)雜，會(huì)員很難完全掌握或在出現(xiàn)問題后很難解決。
  資源浪費(fèi)嚴(yán)重:傳統(tǒng)會(huì)議需要大量的紙張費(fèi)用，但大部分紙質(zhì)會(huì)議資料會(huì)后沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，中國(guó)乃至全球各種資源日益匱乏，節(jié)約資源，保護(hù)環(huán)境已成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。

  安全隱患:會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，會(huì)議數(shù)據(jù)的控制非常重要。傳統(tǒng)會(huì)議使用紙質(zhì)會(huì)議數(shù)據(jù)，容易丟失，難以保證會(huì)議數(shù)據(jù)的安全。

  傳統(tǒng)意義上的智能會(huì)議室，包括投影儀、視頻/電話會(huì)議終端、電子白板等多種設(shè)備，通過控制系統(tǒng)連接各自的系統(tǒng)，但其操作性仍然不友好。在傳統(tǒng)會(huì)議室，人們?nèi)后w交流的需求沒有得到很好的滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對(duì)會(huì)議室的交流、合作和提高效率的要求變得非常迫切。國(guó)家政策大力推進(jìn)無紙化會(huì)議進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)無紙化會(huì)議大力報(bào)道無紙化會(huì)議的實(shí)用性，高效、節(jié)能、環(huán)保的整體環(huán)境要求，無紙化會(huì)議系統(tǒng)勢(shì)在必行。